Komplexer Releasesprung im laufenden Betrieb

Mit einem Systemupdate von SAP R/3 4.6C auf SAP ERP 6.0 wird bei uhlsport die SAP-Betriebssoftware mit einem Schlag wieder auf den neuesten Stand gebracht. Parallel dazu optimierte Clientis den Materialstammanlage-Prozess. Dank der umfassenden SAP-Kompetenz von Clientis und seiner ausgeprägten Erfahrung mit Releasewechseln gelingt die komplexe Operation im laufenden Betrieb ohne Komplikationen.

Überfällige Aktualisierung von SAP

Uhlsport wollte seine Betriebssoftware aktualisieren. Der mittelständische Sportartikelhersteller aus Balingen in Baden Württemberg hatte seit 2006 SAP 4.6C inklusive AFS 3.0 im Einsatz. Mit einer Umstellung auf das aktuelle Release ERP 6.0 EHP6 mit AFS 6.06 wollte das Unternehmen nun die notwendige Modernisierung in Angriff nehmen. Bereits Anfang 2012 wurde der anstehende Releasewechsel Thema, scheiterte aber zunächst an internen Ressourcen sowie dem Fehlen eines geeigneten Dienstleisters, dem man zutraute, die große Komplexität des Projekts in den Griff zu kriegen. Somit dauerte es noch zwei weitere Jahre, bis uhlsport mit Clientis endlich den richtigen Partner für die überfällige Umstellung an Bord nehmen konnte.

Komplexe Herausforderungen

Im September 2014 analysierten uhlsport und Clientis bei einem ersten Workshop die vor ihnen liegende Aufgabe. Die Herausforderungen waren vielfältig. Für das Ausgangsrelease bei uhlsport (R/3 4.6C mit AFS 3.0) gab es seitens SAP kein offiziell unterstütztes 1-Schritt-Upgrade auf das angestrebte Release ERP 6.0 EHP6 mit AFS 6.06. Daher waren zunächst umfangreiche Vorarbeiten nötig, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Zudem identifizierten die Partner auch bei der Materialstammanlage Optimierungspotenzial. uhlsport entschied sich für die Nutzung des Clientis-Materialstamm-Wizards, der einen effektiven Weg der geführten Materialstammanlage ermöglicht. Um unnötige Umstellungsanpassungen zu vermeiden, wurde dieser auf uhlsport-Belange angepasst und im Rahmen des Releasewechselprojektes parallel mit eingeführt.

Umfangreiche Vorarbeiten nötig

Nach einer ersten Analyse der wesentlichen Herausforderungen wurde im Oktober 2014 der Projektplan aufgestellt und der primäre GoLive Termin auf den 03. Mai 2015 festgesetzt. Gemeinsam mit uhlsport übernahm Clientis als Projektmanager die Abstimmung und Koordination verschiedener Lösungen sowie die Steuerung der damit verbundenen Dienstleister und erarbeitete einen integrativen Gesamtprojektplan, an dem sich alle Beteiligten orientieren konnten.

Das Team analysierte im ersten Schritt alle relevanten technischen Objekte. Gemeinsam mit der uhlsport-IT überprüfte Clientis, welche Objekte noch benötigt werden, und erarbeitete eine Liste von Vorschlägen zur Bereinigung des Datenbestands. Auf diese Weise gelang es dem Team, die Umstellungszeit bis zum Produktivstart erheblich zu verkürzen.

Parallel zu den technischen Vorbereitungen mussten umfangreiche Prozessanalysen durchgeführt und eine Prozessübersicht erstellt werden. Auf Basis der Clientis-Methodik erarbeitete ein Team aus Key-Usern und IT-Mitarbeitern von uhlsport die erforderlichen Prozess- und Funktionslisten, in denen die integrativen Abläufe erstmals formal festgehalten und dokumentiert wurden. Aus diesen Prozessbeschreibungen leitete das Team Übersichten der relevanten Testszenarien ab. Die grundlegende Vorbereitung und die anschließend systematisch durchgeführten Tests waren eine wesentliche Voraussetzung für die qualitative Absicherung des Systemwechsels. Zusätzlich kann uhlsport die Beschreibungen auch für zukünftige Systemerweiterungen nutzen

Ein dritter wesentlicher Baustein des Projekts schließlich betraf die Schulung der Fachbereiche und der von dem Release betroffenen Mitarbeiter. Die Veränderungen, die der Sprung auf das aktuelle Release nach sich zog, waren aufgrund des langen Zeitraums seit dem letzten Upgrade teilweise erheblich. Bei der Vermittlung der Neuerungen konnte Clientis uhlsport wertvolle Hilfestellung leisten.

 

Releasewechsel gelingt ohne Komplikationen

Der Releasewechsel war ein voller Erfolg. Bereits am Umstellungs-Wochenende konnten in allen relevanten Prozessbereichen erfolgreich produktive Buchungen durchgeführt werden – bis hin zur Kommissionierung und Versandbereitstellung im Lager. Uhlsport konnte sein Geschäft am folgenden Montag somit ohne Verzögerungen auf der neuen SAP-Plattform fortsetzen.

Seit 04. Mai 2015 arbeitet uhlsport produktiv mit SAP ERP 6.0 EHP6 und mit AFS V606. Zeitgleich wurde der B2B-Webshop von uhlsport auf ein aktuelles Release gehoben und der Materialstamm-Wizard von Clientis eingeführt. „Die Zusammenarbeit mit Clientis war durchgehend professionell, effektiv und menschlich. Für uhlsport ist das Gesamtergebnis weitaus größer, als die Summe der von Clientis erbrachten Dienstleistungen“, fasst Chris Remspecher, Project Manager uhlsport GmbH, zusammen.

"Endlich Berater im Haus, die nicht nur behaupten von AFS viel zu verstehen, sondern die unsere Erwartungen sogar übertroffen haben. Unser Releasewechsel hat dadurch von der Projekt-Planung und Betreuung über die gesamte Umsetzung bis zum Abschluss profitiert. Auch die Zusammenarbeit mit unserer internen Mannschaft und anderen Teams hat so gut funktioniert, dass wir nun weitere gemeinsame Projekte angehen wollen. Insgesamt wurde das Gesamtprojekt nach rund 5 Monaten in Time und deutlich unter Budget produktiv gesetzt. Und das mit einem echten Mehrwert für die ganze IT und die Key-User. Wo hat man das schon?"
Peter Kuhl Geschäftsführer uhlsport GmbH

uhlsport GmbH

Die uhlsport GmbH ist ein mittelständischer Hersteller von Sportartikeln für den Teamsport mit Sitz in Balingen, Baden-Württemberg. Seit 2002 verfolgt das Unternehmen eine Mehrmarkenstrategie. Die gleichnamige Marke uhlsport konzentriert sich auf den Fußballsport, insbesondere auf Torwartausrüstun-gen. Handballartikel werden seit 2002 über die hauseigene Marke Kempa hergestellt und vertrieben. Zudem hält uhlsport die europäischen Vertriebsrechte der amerikanischen Basketball-Marke Spalding.

WEITERE REFERENZEN